實驗室管理運行是依據各種文件展開的，管理運行也會產生大量的文件，對文件的控制是實驗室有序運行的一項基礎性工作。對文件的控制應做到以下6個方面：

1）文件應有唯一性標識。所有文件，無論是整套還是單行本，即使是一個表格，都應有唯一性編號，做到唯一性管理，防止混淆、誤用和丟失。

2)文件發布之前應進行審核并批準。發布文件是需要大家理解并執行的，所有文件批準之前應進行審核，審核后批準發布。實驗室在文件發布方面，應規定好誰編制、誰審核、誰批準，不能失控。

3）定期審查文件，必要時進行變更。文件不可能第一版發布就很圓滿，編制出的文件在執行過程中會出現不適宜、不充分的情況；經過實際運行，也需要變更和改進。通過定期審查文件，發現和變更不適宜的地方，使其更加成熟、適用。實驗室應規定，誰定期審查文件，什么時候審查？要有記錄，必要時變更。

4）識別文件變更和當前修訂的狀態。文件變更時，需要填寫變更申請單，經過負責人審查批準后再去實施變更。如果文件發生了變更，就應注明文件變更和修訂的狀態，是第一次修訂，還是第二次、第三次修訂？不至于產生混淆。

5)在使用地點應可獲得適用文件的相關版本，必要時，應控制其發放。文件是工作的依據，會隨時使用、隨時參考。所以，文件使用人、使用地點應獲得相關文件。不同的崗位需要文件的不同，文件發放是有對象之分的，應予以控制。

6）防止誤用無效、作廢文件。作廢文件應該及時作廢和回收，但也有一些作廢文件是作為資料保存的，應有“作廢”標識；如果留用作為前后兩種版本的對比或參考，應加蓋“作廢”標識予以明示，防止誤用。