數據庫管理是企業信息管理的重要內容。不過數據庫管理人員不得不面對這樣一個現實：絕大多數企業的商業信息不是儲存在數據庫中，在word和Excel格式的文檔中，這無疑對信息的管理帶來極大麻煩。基于此，微軟重新構建了Office的文件系統，利用XML（EXtensible Markup Language）可擴展標記語言來做數據轉移的文件格式，使文檔具備檢索和重復利用的特性。

　　正象HTML一樣，可擴展標記語言XML也是一種標記語言。不過，作為HTML的替代語言，它彌補了HTML的不足，XML結構嚴謹，數據清晰可讀，且顯示樣式與數據信息是分離的，使搜索引擎能快速高效地找到所需信息。

　　在WORD2003中，XML文檔可通過模板創建，或者為一個以經存在的WORD文檔添加XML標記。這一過程并不比創建一個普通的WORD文檔復雜多少。

　　首先單擊菜單“視圖 | 任務窗格”，選擇其中的“XML結構”任務窗格。

　　在“XML結構”任務窗格面板中單擊“模板和加載項”，彈出模板和加載項對話框，在 XML 架構選項卡中，單擊“添加架構”按鈕。

找到已經在Visual Studio .NET中創健好的XLM架構文件（擴展名為XSD），此時在XML任務窗格底部顯示出可以應用的XML標記。

單擊該標記，由于這是應用到本文檔的第一個元素，所以會彈出“是否應用于整篇文檔？”的對話框，單擊第一個“應用于整篇文檔”按鈕。

　　之后我們就可以為數據文本添加XML標記了。方法是選擇需要添加標記的文字，再單擊相應的標記。

　　重復上一步驟，直至所有需要數據信息被XML元素標記出來。

　　最后，保存文檔為XML格式，如果同時選中“僅保存數據”，則可以將數據保存起來，其它無關的文字信息則被忽略。

　　保存好的XML文檔可以用瀏覽器或寫字板打開，其中的數據就是我們在WORD中用XML標記語言標記出來的，這樣文檔就可以輕松地和數據庫系統整合在一起，并具備了檢索和重復利用的特性。