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采購人員要做好對供應商的管理，必須做好對檔案的管理。
檔案包括供應商的基本資料，如公司名稱、地址、電話、負責人、資金、營業執照等，建立基本資料卡，并由電腦來存檔并管理，以便隨時查閱（電子表格或者供應商管理系統）。
當與供應商簽訂供貨合作之后，采購人員就要建立供應商檔案；
應為毎個供應商單獨設—個編碼以方便后期的管理。
在供應商日常供貨的過程中，要對其供貨情況進行詳細記錄，如供貨的品質、供貨的及時性等；
毎次對供應商進行評價之后都要將供應商的成績記錄在之前建立的檔案中，以備隨時査驗；
而且還要定期對供應商檔案進行整理使其保持良好的秩序；
如果有不再合作的供應商，要將其檔案從正常供應商檔案中單獨分離出來，分區放置。
一、如何將供應商分類管理
1、評估供應商在行業中的地位，進行供應商等級分類，更好的評估采購產品的風險系數。
2、通過對供貨產品的每年度或每季度采購金額比較，進行產品分類，從而分析產品的風險系數 通過以上兩點可以更好的進行供應商管理。
二、針對合格供應商必須具備以下幾點：
1、供應商的基本資料：營業執照、生產許可證等必備資料。
2、價格資料，每年采購物品的執行價格 。
3、項目合同、協議條款等 。
4、質量問題的處理資料。
5、每年的供應商評估或評分機制。
6、各類行業必備的認證。
7、樣本之類文件。
8、材質證明等資料
以上可根據每個供應商的特點作好各自的檔案和文件歸檔管理，且務必對每個供應商作好不同的供應商管理編號，單獨將所有供應商的價格歸在一起并存檔管理，但必須是同一個年度的歸在同一個文件夾里方便年度匯總和查閱。
三、還需要編制一份供應商通訊錄
可做一份電子表格就行了，不一定要用專用的供應商管理軟件，只要能夠管理好供應商就可以。
可以大致分為以下幾類：編號、 供應商代碼、 供應商名稱、 物料名稱、 負責人、 辦公室電話、手機號碼、傳真 郵箱、公司地址等。
