在物料供應商的日常管理過程中，主要涉及到供應商信息變更、年度供應商審計、績效評價、臨時評估以及證照管理幾個方面。

 

1、證照管理

 

　　應根據(jù)供應商、物料相關證照的有效期至信息及時進行索取和更新，包括質量保證協(xié)議。

 

　　當因為采購量較少而導致供應商配合意愿低時，建議根據(jù)供應商的歷史情況及現(xiàn)狀進行綜合評估，進而確定凍結或注銷該供應商。

 

　　另外，建議審核《銷售人員法人授權委托書》時，酌情考慮是否需要增設有效期信息，避免后續(xù)管理時導致工作量的增加。

 

　　當然也可在sop中列明資質材料的分級，針對次要類別的可以進行適當?shù)目刂疲�例如針對重要類資質，一旦證照過期立即轉凍結。

 

　　在線下管理過程中，建議Excel收集好不同供應商的證照信息，包括名稱、有效期至，通過Excel公式可以實現(xiàn)近效期、超期證照的自動可視化提醒，便于減少供應商管理員排查證照有效性的工作量，保證供應商證照可以得到動態(tài)的更新和管理。

 

2、年度供應商審計

 

　　可以針對不同等級的供應商設定不同的審計周期，根據(jù)首次審計日期以及周期，計算供應商的審計到期日期，可以通過此方式對供應商審計有效期至進行動態(tài)提醒，在線下一般都會設計有供應商年度審計計劃表格，該表格中會列舉出來供應商周期性審計的任務安排，建議根據(jù)供應商的物理位置來確認審計的行程安排，盡可能一個路線將多個近距離的供應商審計覆蓋掉，以減少差旅成本。

 

　　另外，如果屬于集團層級供應商，建議子公司SOP中說明是否可以引用其他公司的審計報告，建議需要對審計報告進行審核，確認其他公司的審計是否可以滿足本公司的質量要求，因為有可能審計主體是原料藥公司執(zhí)行的，那么制劑公司在引用時需要考慮到該審計報告的適用性，避免引入潛在的風險。

 

3、臨時評估

 

　　當物料連續(xù)多批檢驗不合格或者物料需要使用在其他產品中時，需要啟動臨時評估，特別是后者，需要判斷該物料在對應產品中的重要程度，如果重要程度增加，則代表物料等級可能會調整，需要根據(jù)變更后的等級進行評估，例如增補工藝路線圖、開展試用、工藝驗證、供應商審計等活動，評估通過后更新物料供應商等級及其適用品種。

 

4、供應商信息變更

 

　　當供應商信息發(fā)送變更時，需要及時告知企業(yè)，實際情況下很少可以獲得供應商積極主動的告知，特別是主要做為研發(fā)物料購買時，由于購買量少，很有可能無法獲得供應商的重視，這部分內容需要企業(yè)和供應商之間建立起良好的合作關系。

 

　　當供應商通知企業(yè)后，供應商管理員需要根據(jù)變更的內容進行初步判斷，該變更是否可能對購買的物料質量帶來影響，例如質量標準、關鍵工藝、生產地址等變化需要進行充分的評估，確認需要開展哪些活動來對變更后的物料進行評估，確認其是否依然滿足預期使用要求。

 

　　無論是主動告知，還是被動知悉，當觸發(fā)供應商信息變更時，需要根據(jù)變更的內容決定是否需要啟動供應商臨時評估，例如供應商的生產地址發(fā)生變化，可能會對供應物料的質量帶來影響，此時需要結合該供應商的情況進行判斷，通過額外的物料檢測、試用、工藝驗證、供應商審計等活動進行評估，以確保該物料供應商依然可以達到預期用途。

 

5、績效評價

 

　　關于績效評價，可以針對供應商級別做出評價，也可以針對物料級別做出評價，不論是哪種評價顆粒度，都是希望能夠通過定期的方式對物料供應商進行回顧、總結，確保其提供的物料能夠持續(xù)符合企業(yè)質量要求，通過績效評價的方式，可以對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商放寬評價及審計周期，對表現(xiàn)較差的供應商可以通過縮短對應的周期或者立即觸發(fā)臨時評估來進一步評估其質量體系。

 

　　通過上述幾個環(huán)節(jié)的配合，實現(xiàn)物料供應商的日常管理。